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Automatisieren Sie die Produktveröffentlichung und Auftragsabwicklung im E-Commerce

Jeder eCommerce-Manager, der mit Produktdaten oder der Auftragsabwicklung arbeitet, weiß, wie mühsam und zeitaufwändig es ist, diese Kernaspekte eines eCommerce-Shops effizient zu verwalten.

Wenn Sie Produkte einzeln veröffentlichen oder große Mengen importieren, verschwenden Sie höchstwahrscheinlich Ihre Zeit. Vor allem, wenn Sie mit vielen verschiedenen Lieferanten arbeiten.

Das Problem liegt vor allem darin, dass die Anbieter unterschiedliche Plattformen für die Verteilung der Daten verwenden und ihre Dateien sehr unterschiedlich strukturiert sind.

Das gleiche Problem stellt sich bei der Auftragsabwicklung – ob Sie nun auf Vorrat bestellen oder direkt vom Lieferanten liefern lassen, Sie müssen viele verschiedene Möglichkeiten der Auftragsvergabe verwalten. E-Mails weiterleiten, B2B-Shops besuchen oder, was noch schlimmer ist.

In diesem Artikel wird untersucht, warum die Verbesserung dieser Prozesse so wichtig ist und wie Sie sie erreichen können.

Es ist schwer, manuell mit Erfolg zu arbeiten

Drei Faktoren spielen dabei eine Rolle:

  1. Geschwindigkeit der Ausführung
  2. Kosten
  3. Frische der Daten

Unternehmen, die automatisieren, können schneller arbeiten, haben geringere Kosten und verfügen über aktuellere Daten. Die einzige Möglichkeit für diejenigen, die nicht automatisieren, besteht darin, entweder langsamer zu arbeiten, höhere Kosten zu haben und/oder sich mit veralteten Produktdaten zufrieden zu geben.

Lassen Sie uns in jeden Abschnitt eintauchen, um die Bedeutung und die Auswirkungen besser zu verstehen.

Geschwindigkeit der Ausführung

Die erste Frage lautet: „Warum ist es wichtig?“

Das ist wichtig, denn Sie befinden sich in einem Markt, in dem sich alles um Ihre Kunden dreht. Ihre Konkurrenten sind auch auf diesem Markt.

Wenn eine Marke ein neues Produkt – oder eine neue Produktlinie – auf den Markt bringt, werden sich die Kunden eher für diese Produkte interessieren als für die, die vor 12 Monaten eingeführt wurden.

Ihre Konkurrenten verfügen möglicherweise über automatisierte Prozesse, die es ihnen ermöglichen, innerhalb von Stunden mit dem Verkauf dieser neuen Produkte zu beginnen. Dadurch können sie mit der Vermarktung der Produkte viel schneller beginnen als Sie und letztlich viel mehr Umsatz erzielen.

Das gleiche Konzept kommt zum Tragen, wenn Sie ständig neue Marken oder Lieferanten aufnehmen, um Ihre Auswahl und Ihren Umsatz zu steigern. Wenn es 3 bis 6 Monate dauert, bis jede Marke aufgenommen wird, entgeht Ihnen eine Menge Umsatz und Marketing-Goodwill.

Die letzten Überlegungen zu diesem Teil beziehen sich auf die anderen Funktionen Ihres Unternehmens. Wie können Sie Ihre Marketingabteilung am effektivsten einsetzen? Und wie arbeiten sie mit Einkauf, Merchandising und Lagerhaltung zusammen?

Kosten

Manuelle Arbeit ist teuer und anfällig für Fehler.

Die Aufgabe, Produkte anzureichern und zu veröffentlichen, ist auch nicht sehr lohnend.

Die Rechnung ist ganz einfach. Gehen wir davon aus, dass die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters für diese Aufgabe bei etwa 5.000 €/Monat liegen. Es könnte auch viel weniger oder mehr sein, je nachdem, wo Sie einstellen, wie hoch das Gehalt und die Sozialleistungen sind und wie hoch die Gemeinkosten sind.

Wenn sie 7 Stunden am Tag arbeiten (was sehr unwahrscheinlich ist) und ein Produkt etwa 10 Minuten dauert, werden sie 1680 Produkte pro Monat erstellen und veröffentlichen. Bei Kosten von ~3 Euro pro Produkt.

Wenn wir außerdem berücksichtigen, dass sie die benötigten Daten abrufen, verstehen und finden müssen, können wir wahrscheinlich mit der Hälfte rechnen, d. h. mit 840 Produkten mit einem Preis von fast 6 Euro pro Stück.

Und wenn Sie einen Monat lang keine neuen Produkte veröffentlichen können, dann sollten Sie besser andere Aufgaben für sie finden – Sie müssen ja immer noch ihr Gehalt bezahlen.

Versiertere und erfahrenere Mitarbeiter könnten den Massenimport von Produkten nutzen, um etwas Zeit zu sparen, aber das bringt uns zu unserem nächsten Thema.

Frische der Daten

Wie aktuell sind Ihre Daten?

Auch wenn es albern klingt, ist es ein guter Weg, um diesen Teil des Themas zu verstehen.

Wenn Sie ein Produkt vor drei Monaten in Ihrem eCommerce-Shop veröffentlicht haben, können Sie entweder über sehr frische Daten verfügen oder mit verschimmelten und unbrauchbaren Daten feststecken – je nach Ihrem Unternehmen und der Art, wie Sie es betreiben.

Ist es für Sie zum Beispiel wichtig, wie hoch der aktuelle Preis eines Produkts ist oder wie viel davon im Lager der Marke vorrätig ist?

Wenn Sie nur Großbestellungen aufgeben und alles von Ihrem eigenen Lager aus versenden, ist dies vielleicht nicht so wichtig wie bei einem E-Commerce-Geschäft, das sich mehr auf Dropshipping verlässt. (Lesen Sie hier mehr über Dropshipping: https://stedger.com/what-is-dropshipping-pros-and-cons/)

Wenn Sie ein großes Sortiment führen, ohne etwas auf Lager zu haben, ist es extrem wichtig, dass die Daten aktuell sind, aber fast unmöglich, sie manuell zu verwalten – in diesem Fall ist es ein Muss, den Prozess der Live-Aktualisierung der Daten direkt in Ihrer eCommerce-Plattform zu automatisieren.¨

Welche Art von Daten und Integrationen bieten die Anbieter an?

Angenommen, Sie möchten auf dem Markt schneller werden, Ihre Kosten senken und einen Wettbewerbsvorteil erzielen, dann müssen wir uns ansehen, was möglich ist.

Es ist unmöglich, Daten aus dem Nichts zu generieren, also schauen wir uns an, was Lieferanten und Marken normalerweise tun, um ihre Daten zu verbreiten und Aufträge zu erhalten.

Da er in zwei Teile aufgeteilt ist, beginnen wir mit dem ersten Teil:

Wie Lieferanten Produktdaten weitergeben

In der Regel geschieht dies mit Produktdatenblättern, die Spalten wie SKU, Beschreibung, Bild-URL (wenn Sie Glück haben), Preis und so weiter enthalten.

Typische Formate sind:

  • CSV
  • Excel
  • XML

Die Dateien werden in der Regel über das Internet verbreitet:

  • HTTPS (eine URL, auf die Sie zugreifen können)
  • FTP
  • E-Mail
  • API

Es gibt noch viele andere Möglichkeiten, aber in der Regel handelt es sich um eine Kombination aus den oben genannten Formaten und Protokollen.

Wie Lieferanten Aufträge erhalten

Auch dies geschieht auf unterschiedliche Weise. Heutzutage werden die Lieferanten immer digitaler, was eine Bestellung über mehr als nur das Telefon ermöglicht.

Typischerweise sehen wir:

  • B2B-Geschäft
  • E-Mail
  • EDI
  • API

Möglicherweise bieten einige Anbieter mehr als nur eine Option an, aber in jedem Fall erfordern sie technische oder manuelle Arbeiten, um in Ihre eCommerce-Plattform zu gelangen oder Bestellungen aufzugeben.

Wie können Sie den Produktdatenfluss automatisieren?

Je nachdem, welche Formate und Protokolle Ihre Lieferanten anbieten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Prozess zu automatisieren – oder zumindest zu vereinfachen.

Wir werden es durchgehen:

  • Dateiimporte
  • Kratzen
  • Benutzerdefinierte Integrationen
  • Code-freie Werkzeuge
  • End-to-End-Integration mit Benutzeroberfläche

Dateiimporte

Die erste Möglichkeit zur Automatisierung des Produktdatenflusses ist der geplante Datei-Import.

Es gibt Tools für (wahrscheinlich) jede eCommerce-Plattform da draußen.

Die meisten finden Sie, indem Sie einfach Google aufrufen und den Suchbegriff eingeben:

Geplanter Import Name der eCommerce-Plattform einfügen

Damit sollten Sie 5-10 verschiedene Lösungen erhalten, die Sie ausprobieren und vergleichen können.

Im Folgenden werden einige Vor- und Nachteile des Datei-Imports erläutert:

ProfisNachteile
Niedriger PreisBei Änderungen der Datenstruktur muss neu zugeordnet werden
Nicht zu technischJede Quelle muss einzeln eingerichtet werden
In der Regel Selbstbedienung – schnelles LoslegenUnterstützt nicht notwendigerweise die Abläufe der einzelnen Lieferanten
verfügen in der Regel über gute DiagnosetoolsWenn keine Bilder vorhanden sind, ist es auch nicht einfach, sie zu importieren.
 Die Verwendung von Regeln zur Änderung von Daten kann überwältigend sein

Kratzen

Stellen Sie sich vor, Ihr Lieferant hat keine natürliche Möglichkeit, Ihre Daten weiterzugeben, obwohl er sie auf seiner Website anzeigt.

Lassen Sie uns über das Scrapen sprechen.

Web Scraping bezeichnet den automatisierten Prozess der Extraktion von Daten aus Webseiten. Dabei werden Software-Tools oder Programmierskripte verwendet, um Informationen von Webseiten zu sammeln, indem HTTP-Anfragen gesendet, der HTML-Inhalt analysiert und bestimmte Datenelemente extrahiert werden.

Ein Web-Scraping-Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

  • Senden von HTTP-Anfragen: Der Scraper sendet Anfragen an den Server einer Ziel-Website, um den HTML-Inhalt der gewünschten Webseiten abzurufen. Dies kann mit Hilfe von Programmierbibliotheken oder Tools geschehen.
  • Parsen von HTML: Sobald der HTML-Inhalt vorliegt, analysiert der Scraper die Markup-Sprache, um ihre Struktur zu verstehen und die relevanten Daten zu extrahieren.
  • Extrahieren von Daten: Der Scraper identifiziert bestimmte HTML-Elemente (wie Tags, Klassen oder IDs), die die gewünschten Daten enthalten. Anschließend extrahiert er die Daten aus diesen Elementen mithilfe von Techniken wie CSS-Selektoren oder XPath-Ausdrücken.
  • Datenverarbeitung und -speicherung: Nach der Extraktion der Daten kann eine weitere Verarbeitung und Bereinigung erfolgen, um ihre Qualität und Konsistenz zu gewährleisten. Die gescrapten Daten können in verschiedenen Formaten gespeichert werden, z. B. als CSV, JSON, in einer Datenbank oder möglicherweise direkt in Ihrer eCommerce-Plattform.

Es ist wichtig zu wissen, dass Web-Scraping an sich nicht illegal ist, dass aber die Legalität des Scrapens bestimmter Websites von den Nutzungsbedingungen der Website und den lokalen Gesetzen abhängt.

Beim Web Scraping zur Erfassung von Produktdaten und -bildern für den eCommerce sind einige Aspekte zu beachten:

  • Website-Berechtigungen: Bevor Sie eine Website scannen, sollten Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen der Website lesen und prüfen, ob sie Web-Scraping erlauben.
  • Respektieren Sie robots.txt: Websites enthalten oft eine robots.txt-Datei, die angibt, welche Teile der Website für Webcrawler und Scraper tabu sind.
  • Ratenbegrenzung und respektvolles Scraping: Web-Scraping sollte auf verantwortungsvolle Weise durchgeführt werden, indem eine angemessene Ratenbegrenzung eingeführt wird. Übermäßiges Scraping kann den Server der Ziel-Website belasten und seine Leistung beeinträchtigen.
  • Urheberrecht und geistiges Eigentum: Beim Scraping von Produktdaten und -bildern müssen die Urheberrechte und das geistige Eigentum unbedingt beachtet werden.

Generell ist es ratsam, sich über die gesetzlichen Bestimmungen und die Nutzungsbedingungen zu informieren und diese zu befolgen – am besten in Absprache mit einem Rechtsexperten.

ProfisNachteile
Die meisten Websites können gescannt werdenWenn das Layout geändert wird, funktioniert der Scraper nicht.
Wenn der Anbieter keine Dateien zur Verfügung stellt, funktioniert es trotzdemDie Einrichtung kann mühsam sein
Kann automatisiert werdenIn den meisten Fällen ist die Arbeit mit diesen Produkten recht technisch
 Der Eigentümer der Website möchte möglicherweise keine Scraper

Benutzerdefinierte Integrationen

Diese Methode wird von großen Einzelhändlern schon seit langem angewandt. Indem man sich an jeden Lieferanten einzeln wendet, lässt sich in der Regel eine gut funktionierende Integration mit jedem einzelnen herstellen.

Sie ist jedoch extrem technisch, teuer, langsam und in der Regel ohne die Hilfe von Softwareentwicklern nicht zu ändern.

Das Hauptproblem bei diesem Ansatz ist die Tatsache, dass es sich bei jeder Integration um eine Eins-zu-Eins-Integration und nicht um eine Eins-zu-Viel-Integration handelt. Im Allgemeinen ist es viel besser, einfach eine Plattform zu integrieren, die No-Code-Regeln und -Einstellungen bereitstellen und alle Lieferantendaten an einem Ort zusammenfassen kann.

Kundenspezifische Integrationen werden entweder intern oder durch Outsourcing durchgeführt, was ebenfalls einen hohen Projektmanagementaufwand bedeutet.

ProfisNachteile
Kann mit fast jedem Lieferanten zusammenarbeitenSehr langsam und zeitaufwendig
Die Daten können nach jeder Anforderung gestaltet werdenSehr teuer
Gewöhnlich zuverlässige DatenqualitätErfordert Wartung
 Erfordert, dass Softwareentwickler Änderungen vornehmen
 Die Integration erfolgt eins zu eins – und zwar eins zu eins

Code-freie Werkzeuge

Die letzten Jahre waren großartig für no-code. Immer mehr Unternehmen bieten großartige Lösungen an.

Make.com (ehemals Integromat) hat zum Beispiel eine umfangreiche Bibliothek mit verschiedenen Konnektoren und Möglichkeiten zur Datenänderung aufgebaut.

Eine weitere Option ist n8n.io und beide sind großartig.

Leider klingt die Verwendung dieser No-Code-Tools auf dem Papier viel besser, als sie in Wirklichkeit ist. Wenn Sie mit verschiedenen Formaten, Protokollen und Strukturen arbeiten wollen, ist das immer noch sehr technisch und einige funktionieren vielleicht nicht einmal mit den verfügbaren Tools.

Darüber hinaus besteht immer das Risiko, dass die Ströme nicht richtig funktionieren, was sich negativ auf Ihre gesamte Einrichtung auswirken kann.

Schließlich müssen Sie auch jedes Mal Änderungen vornehmen, wenn sich die Struktur der Daten Ihres Lieferanten ändert.

ProfisNachteile
Die Grundlagen sind relativ einfachNoch recht technisch, damit es wie vorgesehen funktioniert
Es ist sehr anschaulichSie verfügen möglicherweise nicht über die erforderlichen Protokolle oder Verbindungen
Angemessenes Preis-Leistungs-VerhältnisStröme können plötzlich nicht mehr funktionieren
Viele Tutorials und Communities helfen IhnenMuss jedes Mal geändert werden, wenn ein Anbieter seine Struktur ändert
 Sie müssen sie einzeln einrichten

End-to-End-Integration mit Benutzeroberfläche

Meiner (leicht voreingenommenen) Meinung nach ist dies bei weitem die beste Lösung.

Sie erhalten das Beste aus beiden Welten, aus no-code und benutzerdefinierten Integrationen – einfach zu bedienen und dennoch sehr skalierbar, kostengünstig und anpassbar.

Der wichtigste Aspekt ist, dass diese Plattformen genau für diesen Anwendungsfall konzipiert sind.

Volle Transparenz – wir haben eine solche Plattform aufgebaut, weil die bestehenden Möglichkeiten so unzureichend waren.

Mit einer Plattform wie Stedger müssen Sie sich nur einmal mit der Plattform verbinden, und schon können Sie per Mausklick Produkte von allen Ihren angeschlossenen Lieferanten direkt auf Ihrer eCommerce-Plattform veröffentlichen.

Wie können Sie die Auftragsverwaltung automatisieren?

Es gibt verschiedene Automatisierungsstufen für Bestellungen, die alle davon abhängen, welche Arten von Bestellungen Ihre Lieferanten akzeptieren und welche Vereinbarung Sie mit ihnen haben.

Einige sind sehr einfach zu bearbeiten, während andere anspruchsvoller sind.

Die Automatisierung Ihrer Aufträge ist fast eine Voraussetzung, um äußerst wettbewerbsfähig und in der Lage zu sein, Ihr Unternehmen zu vergrößern.

Schritte der Auftragsverwaltung:

  1. Prüfen Sie die Verfügbarkeit beim Lieferanten.
  2. Teilen Sie jede Bestellung für jeden Lieferanten auf.
  3. Geben Sie die Bestellung(en) auf – wenn Sie Dropship betreiben, werden Sie viel mehr Bestellungen bei Lieferanten aufgeben.
  4. Bestätigen Sie, dass der Auftrag erteilt worden ist.
  5. Bestätigen Sie, dass die Bestellung versandt wurde.
  6. Erhalten Sie Track & Trace für jede Bestellung – wenn Sie Dropship betreiben, muss dies an Ihre Kunden weitergeleitet werden.
  7. Schließen Sie die Bestellung ab und erfassen Sie die Zahlung.

In der Regel werden Bestellungen per E-Mail, über B2B-Shops und über Integrationen aufgegeben.

Hier sind die drei Möglichkeiten, wie Sie mit der Automatisierung Ihrer Aufträge beginnen können:

  • E-Mail
  • Benutzerdefinierte Integrationen (API/EDI)
  • Integrierte Lösungen für die Auftragsverwaltung

Lassen Sie uns mehr über jeden einzelnen von ihnen erfahren.

E-Mail

Wenn Ihre Lieferanten Bestellungen per E-Mail akzeptieren, lässt sich dies sehr leicht automatisieren.

Einige eCommerce-Plattformen verfügen über Tools oder Apps, mit denen Sie jedes Mal eine E-Mail versenden können, wenn eine Bestellung aufgegeben wurde. Es ist jedoch eine gute Idee, die Bestellung aufzuteilen, damit der Lieferant nur eine Bestellung für seine spezifischen Positionen erhält.

Dies kann mit Tools wie Zapier.com, N8n.io oder Make.com automatisiert werden, erfordert jedoch einige technische Kenntnisse für die richtige Einrichtung.

Wenn Ihr Volumen stark ansteigt, möchte ein Lieferant möglicherweise keine Bestellungen per E-Mail erhalten, wenn der Ablauf auf seiner Seite nicht automatisiert ist.

ProfisNachteile
Sehr schnell einzurichten, wenn ein Lieferant Bestellungen per E-Mail in einem einfachen Format annimmtEinseitige Kommunikation
Günstige Art der IntegrationKann eine manuelle Aufgabe auf Seiten des Lieferanten sein, die ihn zwingt, das System abzuschalten
 Schwer zu gewährleisten, dass die Aufträge aufgeteilt werden
 Der Rest des Auftragsablaufs erfolgt noch manuell

Kundenspezifische Integrationen über API oder EDI

Ähnlich wie der Bereich der benutzerdefinierten Integrationen innerhalb der Produktdaten wird dies hauptsächlich von großen Einzelhändlern durchgeführt, da es sehr zeitaufwändig und teuer ist, diese einzurichten und zu pflegen.

Seit vielen Jahren ist EDI der Standard für B2B-Auftragsintegrationen.

Die Arbeit mit EDI-Integrationen erfordert ein gutes Verständnis der spezifischen EDI-Standards und Kommunikationsprotokolle sowie die Zusammenarbeit mit Ihren B2B-Partnern, um die Nachrichtenformate und Anforderungen abzustimmen. Es ist auch wichtig, die Skalierbarkeit und Flexibilität Ihrer EDI-Lösung zu berücksichtigen, um zukünftige Änderungen oder neue Handelspartner aufnehmen zu können.

API ist ein modernerer Standard, der von den meisten Plattformen verwendet wird.

APIs bieten Flexibilität, Datenaustausch in Echtzeit und Anpassungsmöglichkeiten, so dass sie für verschiedene Integrationsszenarien gut geeignet sind.

EDI hingegen wird häufig in Branchen mit etablierten Standards verwendet und eignet sich besser für sich wiederholende und standardisierte Transaktionen.

Die Entscheidung zwischen API und EDI hängt von den spezifischen Anforderungen, den Industriestandards und dem Integrationsbedarf des Unternehmens ab. In einigen Fällen kann ein hybrider Ansatz gewählt werden, bei dem sowohl API als auch EDI zum Einsatz kommen, um die Stärken der beiden Methoden zu nutzen.

Integrierte Lösungen für die Auftragsverwaltung

Vollständig integrierte Lösungen sind viel einfacher zu handhaben.

Sie müssen nur einmal Ihre eCommerce-Plattform – oder Ihr Auftragsverwaltungssystem – integrieren, und die Arbeit auf Ihrer Seite ist erledigt.

Wenn Sie eine sehr beliebte E-Commerce-Plattform wie Shopify, WooCommerce, Magento oder Prestashop verwenden, kann die Einrichtung in weniger als einer Minute – oder höchstens ein paar Stunden – erledigt werden.

Darüber hinaus bieten diese Lösungen leistungsstarke Funktionen wie die automatische Rücksendung von Track&Trace-Nummern an Ihre Kunden, die automatische Aufteilung und Ausführung von Aufträgen.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die zunehmende Komplexität und der Umfang des eCommerce eine Automatisierung erfordern, nicht nur aus Gründen der Effizienz, sondern auch der Konsistenz und Genauigkeit. Der Einsatz von Automatisierung bei der Veröffentlichung von Produkten und der Auftragsabwicklung ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für alle, die in der eCommerce-Branche erfolgreich sein wollen.

Mit innovativen SaaS-Plattformen wie Stedger ist der Übergang zu automatisierten Systemen nicht länger eine überwältigende Aufgabe. Durch den Einsatz dieser Tools können Unternehmen ihre Abläufe vereinfachen, Fehler reduzieren und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, wie z. B. die Verbesserung der Kundenerfahrung und die Umsetzung effektiver Marketingstrategien.

Während wir uns in dieser dynamischen Landschaft vorwärts bewegen, ist die Automatisierung ein wichtiger Bestandteil des eCommerce-Ökosystems. Es geht nicht nur darum, mit der Konkurrenz Schritt zu halten; es geht darum, vorne zu bleiben. Die Automatisierung von eCommerce-Prozessen ist ein Schritt in Richtung einer erfolgreichen und stabilen Zukunft in der Welt des Online-Handels.