Stedger

Automatiser produktudgivelse og ordrebehandling i e-handel

Alle e-handelschefer, der arbejder med produktdata eller ordrebehandling, ved, hvor kedeligt og tidskrævende det er at styre disse centrale aspekter af en e-handelsbutik effektivt.

Hvis du udgiver produkter et ad gangen eller laver stor import, spilder du højst sandsynligt din tid. Primært hvis du arbejder med mange forskellige leverandører.

Problemet skyldes primært, at leverandørerne bruger forskellige platforme til at distribuere data, og de gør det med meget forskellige strukturer i deres filer.

Det samme problem findes i ordreudførelsen – uanset om du bestiller til lager eller sender direkte fra leverandøren, skal du håndtere mange forskellige måder at afgive dine ordrer på. Videresendelse af e-mails, besøg i B2B-butikker eller det, der er værre.

Denne artikel vil undersøge, hvorfor det er vigtigt at forbedre disse processer, og hvordan du kan gøre det.

Det er svært at styre manuelt med succes

Tre faktorer spiller ind:

  1. Hurtig udførelse
  2. Omkostninger
  3. Dataenes friskhed

Virksomheder, der automatiserer, får en hurtigere udførelseshastighed, lavere omkostninger og mere opdaterede data. Den eneste vej frem for dem, der ikke automatiserer, er enten at bevæge sig langsommere, have højere omkostninger og/eller nøjes med forældede produktdata.

Lad os dykke ned i hvert afsnit for at forstå vigtigheden og virkningen bedre.

Hurtig udførelse

Det første spørgsmål er: “Hvorfor er det vigtigt?”

Det er vigtigt, fordi du befinder dig på et marked, der drejer sig om dine kunder. Dine konkurrenter er også på det marked.

Hvis et brand lancerer et nyt produkt – eller en ny serie af produkter – er der større sandsynlighed for, at kunderne er interesserede i disse produkter sammenlignet med dem, de lancerede for 12 måneder siden.

Dine konkurrenter har måske automatiserede processer, der giver dem mulighed for at begynde at sælge disse nye produkter inden for få timer. Det gør, at de kan begynde at markedsføre produkterne meget hurtigere end dig og i sidste ende generere meget mere salg.

Det samme koncept gælder, hvis du hele tiden tager nye mærker eller leverandører ind for at udvide dit udvalg og salg. Hvis det tager 3-6 måneder at få hvert mærke ombord, går du simpelthen glip af en masse salgs- og markedsføringsgoodwill.

De sidste tanker om denne del er relateret til de andre funktioner i din virksomhed. Hvordan udnytter du din marketingafdeling mest effektivt? Og hvordan samarbejder de med indkøb, merchandising og lager?

Omkostninger

Manuelt arbejde er dyrt og fejlbehæftet.

Opgaven med at berige og udgive produkter er heller ikke særlig givende.

Regnestykket er ganske enkelt. Lad os antage, at de gennemsnitlige omkostninger ved at ansætte en fuldtidsansat til at udføre denne opgave er omkring 5.000 euro om måneden. Det kan være meget mindre eller endnu mere, afhængigt af hvor du ansætter, lønnen og fordelene og andre faste omkostninger.

Hvis de arbejder 7 timer om dagen (effektivt, hvilket er meget usandsynligt), og et produkt tager omkring 10 minutter hver, vil de berige og udgive 1680 produkter om måneden. Med en omkostning på ca. 3 euro pr. produkt.

Hvis vi også tager højde for, at de skal hente, forstå og finde de data, de har brug for, kan vi nok forvente halvdelen, hvilket er 840 produkter med en pris på næsten 6 euro pr. stk.

Og hvis du har en måned uden nye produkter at udgive, så må du hellere finde nogle andre opgaver til dem – du skal jo stadig betale deres løn.

Mere kyndige og erfarne medarbejdere kan bruge bulkimport af produkter for at spare tid, men det bringer os til vores næste emne.

Dataenes friskhed

Hvor friske er dine data?

Selv om det lyder fjollet, er det en god måde at forstå denne del af emnet på.

Hvis du publicerede et produkt i din eCommerce-butik for 3 måneder siden, kan du have meget friske data eller sidde med mugne og ubrugelige data – alt afhængigt af din virksomhed og den måde, du driver tingene på.

Er det f.eks. vigtigt for dig, hvad den aktuelle pris på et produkt er, eller hvor meget der er på lager hos brandet?

Hvis du kun bestiller i løs vægt og sender alt fra dit eget lager, er det måske ikke så vigtigt sammenlignet med en e-handelsbutik, der er mere afhængig af dropshipping. (Læs mere om dropshipping her: https: //stedger.com/what-is-dropshipping-pros-and-cons/)

Hvis du har et stort udvalg uden at have noget på lager, er det ekstremt vigtigt at have friske data, men næsten umuligt at håndtere manuelt – i dette tilfælde er det et must-have at automatisere processen med liveopdatering af data direkte i din e-handelsplatform.¨

Hvilken type data og integrationer tilbyder leverandørerne?

Hvis vi antager, at du gerne vil være hurtigere på markedet, sænke dine omkostninger og opnå en konkurrencemæssig fordel, må vi se på, hvad der er muligt.

Det er umuligt at generere data ud af ingenting, så vi ser på, hvad leverandører og brands normalt gør for at distribuere deres data og modtage ordrer.

Den er delt op i to dele, så lad os starte med den første:

Hvordan leverandører deler produktdata

Normalt gøres dette med ark med produktdata med kolonner som SKU, beskrivelse, billed-url (hvis du er heldig), pris og så videre.

Formaterne er typisk:

  • CSV
  • Excel
  • XML

Filerne distribueres normalt gennem:

  • HTTPS (en URL, du kan få adgang til)
  • FTP
  • E-mail
  • API

Der er mange andre måder, men du vil typisk se en kombination af de ovennævnte formater og protokoller.

Hvordan leverandører modtager ordrer

Det sker også på forskellige måder. I dag er leverandørerne blevet mere digitale, hvilket gør det muligt at bestille via mere end bare telefonen.

Det ser vi typisk:

  • B2B-butik
  • E-mail
  • EDI
  • API

Du vil måske opdage, at nogle leverandører tilbyder mere end én mulighed, men uanset hvad kræver de alle teknisk eller manuelt arbejde for at komme ind på din e-handelsplatform eller afgive ordrer.

Hvordan kan du automatisere produktdatastrømme?

Afhængigt af hvilke formater og protokoller dine leverandører tilbyder, har du et par forskellige muligheder for at automatisere processen – eller i det mindste gøre den nemmere.

Vi vil gennemgå det:

  • Import af filer
  • Skrabning
  • Tilpassede integrationer
  • Værktøjer uden kode
  • End-to-end-integration med brugergrænseflade

Import af filer

Den første måde at automatisere produktdatastrømme på er gennem planlagt filimport.

Der findes værktøjer til (sandsynligvis) alle e-handelsplatforme derude.

Du kan finde de fleste ved blot at gå ind på Google og skrive:

planlagt import indsæt navn på e-handelsplatform

Det burde give dig 5-10 forskellige løsninger, som du kan afprøve og sammenligne.

Her er nogle fordele og ulemper ved at bruge filimport:

FordeleUlemper
Lavt prisniveauBehov for at remappe, hvis datastrukturen ændres
Ikke for tekniskBehov for at opsætte hver kilde én efter én
Normalt selvbetjening – kom hurtigt i gangUnderstøtter ikke nødvendigvis hver leverandørs flow
Har normalt gode diagnoseværktøjerHvis billederne ikke er tilgængelige, er det heller ikke nemt at importere dem.
 Det kan være overvældende at bruge regler til at ændre data

Skrabning

Forestil dig, at din leverandør ikke har nogen naturlig måde at dele dine data på, selv om de viser det hele på deres hjemmeside.

Lad os tale om skrabning.

Webscraping refererer til den automatiserede proces med at udtrække data fra hjemmesider. Det indebærer brug af softwareværktøjer eller programmeringsscripts til at indsamle oplysninger fra websider ved at sende HTTP-anmodninger, analysere HTML-indholdet og udtrække specifikke dataelementer.

En webscrapingproces involverer typisk følgende trin:

  • Afsendelse af HTTP-anmodninger: Scraperen sender anmodninger til målwebstedets server for at hente HTML-indholdet på de ønskede websider. Dette kan gøres ved hjælp af programmeringsbiblioteker eller -værktøjer.
  • Parsing af HTML: Når HTML-indholdet er indhentet, analyserer scraperen markup-sproget for at forstå dets struktur og udtrække de relevante data.
  • Udtrækning af data: Scraperen identificerer specifikke HTML-elementer (f.eks. tags, klasser eller ID’er), der indeholder de ønskede data. Derefter udtrækker den data fra disse elementer ved hjælp af teknikker som CSS-selektorer eller XPath-udtryk.
  • Databehandling og -opbevaring: Efter udtræk af data kan der foretages yderligere behandling og rensning for at sikre kvalitet og konsistens. De skrabede data kan gemmes i forskellige formater, f.eks. CSV, JSON, en database eller potentielt direkte i din e-handelsplatform.

Det er vigtigt at bemærke, at selvom webscraping i sig selv ikke er ulovligt, afhænger lovligheden af scraping af visse websteder af webstedets servicevilkår og lokale love.

Når webscraping bruges til at indsamle produktdata og billeder til e-handelsformål, er det vigtigt at overveje visse aspekter:

  • Tilladelser til hjemmesider: Før du scraper et websted, er det vigtigt at gennemgå webstedets servicevilkår og kontrollere, om de tillader webscraping.
  • Respekter robots.txt: Hjemmesider indeholder ofte en robots.txt-fil, der angiver, hvilke dele af hjemmesiden der ikke er tilgængelige for webcrawlere og scrapere.
  • Hastighedsbegrænsning og respektfuld scraping: Webscraping bør udføres på en ansvarlig måde ved at implementere passende hastighedsbegrænsning. Overdreven scraping kan belaste målwebstedets server og påvirke dets ydeevne.
  • Ophavsret og intellektuel ejendomsret: Når man scraper produktdata og billeder, er det vigtigt at respektere ophavsret og intellektuelle ejendomsrettigheder.

Generelt anbefales det at være opmærksom på og følge alle juridiske regler og servicevilkår – og helst rådføre sig med en juridisk ekspert.

FordeleUlemper
De fleste hjemmesider kan scrapesHvis layoutet ændres, vil skraberen ikke fungere
Hvis leverandøren ikke leverer nogen filer, virker det stadigKan være besværlig at sætte op
Kan automatiseresI de fleste tilfælde er det ret teknisk at arbejde med
 Hjemmesidens ejer vil måske ikke have scrapere

Tilpassede integrationer

Denne metode har været brugt af store detailhandlere i lang tid. Ved at henvende sig til hver enkelt leverandør er der som regel en måde at skabe en velfungerende integration med hver enkelt på.

Men det er ekstremt teknisk, dyrt, langsomt og som regel umuligt at ændre uden hjælp fra softwareudviklere.

Hovedproblemet med denne tilgang er, at hver integration er en en-til-en i stedet for en-til-mange. Det er generelt meget bedre blot at integrere til én platform, der kan levere regler uden kode, indstillinger og samle alle leverandørdata ét sted.

Brugerdefinerede integrationer udføres enten in-house eller ved outsourcing, hvilket også involverer en masse projektledelse.

FordeleUlemper
Kan arbejde med næsten alle leverandørerMeget langsom og tidskrævende
Dataene kan formes efter ethvert kravMeget dyrt
Normalt pålidelig datakvalitetHar brug for vedligeholdelse
 Kræver, at softwareudviklere foretager ændringer
 Integrationer sker en-til-en – og en-for-en

Værktøjer uden kode

De sidste par år har været gode for no-code. Flere og flere virksomheder tilbyder gode løsninger.

Make.com (tidligere Integromat) har f.eks. opbygget et omfattende bibliotek med forskellige konnektorer og måder at ændre data på.

En anden mulighed er n8n.io, og de er begge gode.

Desværre lyder det på papiret meget bedre at bruge disse værktøjer uden kode, end det i virkeligheden er. Hvis du vil arbejde med forskellige formater, protokoller og strukturer, vil det stadig være meget teknisk, og nogle vil måske ikke engang fungere med de tilgængelige værktøjer.

Desuden er der altid en risiko for, at flowet ikke rigtig kører, hvilket kan have en negativ indvirkning på hele dit setup.

Endelig skal du også foretage ændringer, hver gang strukturen i din leverandørs data ændres.

FordeleUlemper
Det grundlæggende er relativt enkeltDet er stadig ret teknisk at få det til at fungere efter hensigten
Det er ret visueltHar måske ikke de nødvendige protokoller eller forbindelser
Anstændigt prispunktFlows kan pludselig holde op med at fungere
Mange tutorials og fællesskaber til at hjælpe digSkal ændres, hver gang en leverandør ændrer sin struktur
 Er nødt til at opsætte hver enkelt

End-to-end-integration med brugergrænseflade

Efter min (lidt forudindtagede) mening er dette langt den bedste løsning.

Du får det bedste fra begge verdener fra ingen kode og brugerdefinerede integrationer – let at bruge, men stadig meget skalerbar, billig og tilpasselig.

Det vigtigste aspekt er, at disse platforme er bygget til netop denne brugssituation.

Fuld gennemsigtighed – vi har bygget en sådan platform, fordi de eksisterende muligheder var så utilstrækkelige.

Med en platform som Stedger opretter du forbindelse til platformen én gang, og voilà, du kan blot klikke og publicere produkter direkte på din e-handelsplatform fra alle dine tilsluttede leverandører.

Hvordan kan du automatisere ordrehåndtering?

Der er forskellige niveauer af automatisering af ordrer, som alle afhænger af, hvilke typer ordrer dine leverandører accepterer, og hvilken aftale du har med dem.

Nogle er meget enkle at arbejde med, mens andre er mere krævende.

Automatisering af dine ordrer er næsten et krav for at være ekstremt konkurrencedygtig og i stand til at skalere din virksomhed.

Trin i ordrehåndtering:

  1. Tjek for tilgængelighed hos leverandøren.
  2. Opdel hver ordre for hver leverandør.
  3. Afgiv ordre(r) – hvis du dropshipper, vil du afgive mange flere ordrer til leverandører.
  4. Bekræft, at ordren er afgivet.
  5. Bekræft, at ordren er blevet afsendt.
  6. Modtag track&trace for hver ordre – hvis du dropshipper, skal dette sendes videre til dine kunder.
  7. Afslut ordren, og registrer betalingen.

Vi ser typisk bestillinger via e-mails, B2B-butikker og gennem integrationer.

Her er de tre måder, du kan begynde at automatisere dine ordrer på:

  • E-mail
  • Tilpassede integrationer (API/EDI)
  • Integrerede løsninger til ordrehåndtering

Lad os lære mere om hver enkelt af dem.

E-mail

Hvis dine leverandører accepterer ordrer via e-mail, er det meget nemt at automatisere.

Nogle e-handelsplatforme har værktøjer eller apps, der giver dig mulighed for at sende en e-mail, hver gang der er afgivet en ordre. Det er dog en god idé at opdele ordren, så leverandøren kun modtager en ordre for sine specifikke varer.

Det kan automatiseres med værktøjer som Zapier.com, N8n.io eller Make.com, men det kræver en vis teknisk viden at lave den rigtige opsætning.

Hvis din volumen stiger meget, vil en leverandør måske ikke modtage ordrer via e-mail, hvis flowet ikke er automatiseret i deres ende.

FordeleUlemper
Meget hurtigt at sætte op, hvis en leverandør accepterer ordrer via e-mail i et enkelt formatEnvejskommunikation
Billig måde at integrere påDet kan være en manuel opgave for leverandøren, hvilket tvinger dem til at lukke den ned.
 Svært at sikre, at ordrerne bliver delt
 Resten af ordreflowet er stadig manuelt

Tilpassede integrationer via API eller EDI

På samme måde som med afsnittet om brugerdefinerede integrationer i produktdata er det hovedsageligt store forhandlere, der gør det, da det er meget tidskrævende og dyrt at sætte op og vedligeholde.

I mange år har EDI været standarden for integration af B2B-ordrer.

Arbejdet med EDI-integrationer kræver en god forståelse af de specifikke EDI-standarder og kommunikationsprotokoller samt samarbejde med dine B2B-partnere for at afstemme meddelelsesformater og krav. Det er også vigtigt at overveje skalerbarheden og fleksibiliteten i din EDI-løsning for at imødekomme fremtidige ændringer eller nye handelspartnere.

API er en mere moderne standard, som bruges af de fleste platforme.

API’er tilbyder fleksibilitet, dataudveksling i realtid og tilpasningsmuligheder, hvilket gør dem velegnede til forskellige integrationsscenarier.

EDI bruges derimod ofte i brancher med etablerede standarder og er mere velegnet til gentagne og standardiserede transaktioner.

Valget mellem API og EDI afhænger af virksomhedens specifikke krav, branchestandarder og integrationsbehov. I nogle tilfælde kan man vælge en hybrid tilgang med både API og EDI for at udnytte styrkerne ved hver metode.

Integrerede løsninger til ordrehåndtering

Fuldt integrerede løsninger er meget nemmere at arbejde med.

Du integrerer blot din e-handelsplatform – eller dit ordrehåndteringssystem – én gang, og så er arbejdet i din ende gjort.

Hvis du bruger en meget populær e-handelsplatform som Shopify, WooCommerce, Magento eller Prestashop, kan opsætningen klares på mindre end et minut – eller højst et par timer.

Desuden tilbyder disse løsninger effektive funktioner som automatisk at sende track&trace-numre tilbage til dine kunder, automatisk opdeling og opfyldelse af ordrer.

Konklusion

Konklusionen er, at e-handelens stigende kompleksitet og omfang kræver automatisering, ikke kun af hensyn til effektivitet, men også af hensyn til konsistens og nøjagtighed. Brugen af automatisering i produktudgivelse og ordrebehandling er ikke længere en luksus; det er en nødvendighed for dem, der ønsker at trives i e-handelsbranchen.

Med innovative SaaS-platforme som Stedger er overgangen til automatiserede systemer ikke længere en overvældende opgave. Ved at udnytte disse værktøjer kan virksomheder forenkle deres drift, reducere fejl og fokusere på deres kernefunktioner, såsom at forbedre kundeoplevelsen og implementere effektive marketingstrategier.

Når vi bevæger os fremad i dette dynamiske landskab, fremstår automatisering som en vigtig komponent i e-handelsøkosystemet. Det handler ikke kun om at holde trit med konkurrenterne; det handler om at være foran. At indføre automatisering i e-handelsprocesser i dag er et skridt i retning af at sikre en succesfuld og modstandsdygtig fremtid i en verden af online detailhandel.