Alla e-handelschefer som arbetar med produktdata eller orderhantering vet hur tråkigt och tidskrävande det är att effektivt hantera dessa centrala aspekter av en e-handelsbutik.
Om du publicerar produkter en och en eller gör stora importer slösar du troligen bort din tid. Främst om du arbetar med många olika leverantörer.
Problemet beror främst på att leverantörerna använder olika plattformar för att distribuera data, och de gör det med mycket olika strukturer på sina filer.
Samma problem finns inom orderhantering – oavsett om du beställer till lager eller skickar direkt från leverantören måste du hantera många olika sätt att lägga dina order. Vidarebefordra e-post, besöka B2B-butiker, eller vad som är värre.
I den här artikeln undersöker vi varför det är viktigt att förbättra dessa processer och hur du kan göra det.
Det är svårt att hantera manuellt på ett framgångsrikt sätt
Tre faktorer spelar in:
- Snabbhet i genomförandet
- Kostnader
- Färska data
Företag som automatiserar kommer att ha en snabbare exekveringshastighet, lägre kostnader och mer uppdaterad data. Den enda vägen framåt för dem som inte automatiserar är att antingen gå långsammare fram, ha högre kostnader och/eller nöja sig med föråldrad produktdata.
Låt oss dyka in i varje avsnitt för att förstå vikten och effekterna bättre.
Snabbhet i genomförandet
Den första frågan är: ”Varför är det viktigt?”
Det är viktigt eftersom du befinner dig på en marknad som kretsar kring dina kunder. Dina konkurrenter finns också på den marknaden.
Om ett varumärke lanserar en ny produkt – eller produktserie – är det mer sannolikt att kunderna är intresserade av dessa produkter jämfört med de som lanserades för 12 månader sedan.
Dina konkurrenter kan ha automatiserade processer som gör att de kan börja sälja dessa nya produkter inom några timmar. Detta gör att de kan börja marknadsföra produkterna mycket snabbare än du och i slutändan generera mycket mer försäljning.
Samma koncept gäller om du ständigt tar in nya varumärken eller leverantörer för att utöka ditt sortiment och din försäljning. Om det tar 3-6 månader för varje varumärke att komma ombord går du helt enkelt miste om en hel del försäljning och marknadsföringsgoodwill.
Slutliga tankar om denna del är relaterade till de andra funktionerna i ditt företag. Hur använder du marknadsavdelningen på det mest effektiva sättet? Och hur samarbetar de med inköp, merchandising och lagerhållning?
Kostnader
Manuellt arbete är dyrt och felkänsligt.
Att berika och publicera produkter är inte heller en särskilt givande uppgift.
Matematiken är ganska enkel. Låt oss anta att den genomsnittliga kostnaden för att anställa en heltidsanställd för att göra den här uppgiften är cirka 5 000 euro/månad. Det kan vara mycket mindre eller ännu mer, beroende på var du anställer, lön och förmåner och andra omkostnader.
Om de arbetar 7 timmar om dagen (effektivt, vilket är mycket osannolikt), och en produkt tar cirka 10 minuter vardera, kommer de att berika och publicera 1680 produkter per månad. Med en kostnad på ~3 euro per produkt.
Om vi dessutom räknar med att de måste hämta, förstå och lokalisera de data de behöver kan vi nog räkna med hälften, vilket innebär 840 produkter till en kostnad av nästan 6 euro styck.
Och om du har en månad utan nya produkter att publicera, då är det bäst att du hittar andra uppgifter åt dem – du måste fortfarande betala deras lön.
Mer kunniga och erfarna medarbetare kan använda bulkimport av produkter för att spara lite tid, men det för oss till nästa ämne.
Färska data
Hur färsk är din data?
Även om det låter fånigt är det ett bra sätt att förstå den här delen av ämnet.
Om du publicerade en produkt i din e-handelsbutik för 3 månader sedan kan du ha mycket färska data eller sitta fast med mögliga och värdelösa data – allt beroende på ditt företag och hur du sköter saker och ting.
Är det till exempel viktigt för dig vad det aktuella priset på en produkt är, eller hur mycket som finns i lager i varumärkets lager?
Om du bara beställer i bulk och skickar allt från ditt eget lager kanske det inte är lika viktigt jämfört med en e-handelsbutik som förlitar sig mer på dropshipping. (Läs mer om dropshipping här: https: //stedger.com/what-is-dropshipping-pros-and-cons/)
Om du har ett stort urval utan att ha något i lager är det extremt viktigt att ha färska data, men nästan omöjligt att hantera manuellt – i det här fallet är det ett måste att automatisera processen för liveuppdatering av data direkt i din e-handelsplattform.¨
Vilken typ av data och integrationer erbjuder leverantörerna?
Om vi antar att du vill bli snabbare på marknaden, sänka dina kostnader och få en konkurrensfördel, måste vi ta en titt på vad som är möjligt.
Det är omöjligt att generera data ur tomma intet, så vi ska titta på vad leverantörer och varumärken brukar göra för att distribuera sin data och ta emot beställningar.
Eftersom det är uppdelat i två delar, låt oss börja med den första delen:
Hur leverantörer delar produktdata
Vanligtvis görs detta med ark med produktdata med kolumner som SKU, beskrivning, bildadress (om du har tur), pris och så vidare.
Formaten är typiska:
- CSV
- Excel
- XML
Filerna distribueras vanligtvis genom:
- HTTPS (en URL som du kan komma åt)
- FTP
- E-post
- API
Det finns många andra sätt, men du ser vanligtvis en kombination av de ovan nämnda formaten och protokollen.
Hur leverantörer tar emot beställningar
Detta görs också på olika sätt. Numera blir leverantörerna mer digitala, vilket gör det möjligt att beställa via mer än bara telefonen.
Vanligtvis ser vi:
- B2B-butik
- E-post
- EDI
- API
Du kanske upptäcker att vissa leverantörer erbjuder mer än bara ett alternativ, men oavsett vilket kräver de alla tekniskt eller manuellt arbete för att komma in i din e-handelsplattform eller för att göra beställningar.
Hur kan du automatisera produktdataflöden?
Beroende på vilka format och protokoll dina leverantörer erbjuder har du några olika alternativ för att automatisera processen – eller åtminstone göra den enklare.
Vi kommer att gå över:
- Import av filer
- Skrapning
- Anpassade integrationer
- Verktyg utan kod
- End-to-end-integration med användargränssnitt
Import av filer
Det första sättet att automatisera produktdataflöden är genom schemalagd filimport.
Det finns verktyg för (förmodligen) alla e-handelsplattformar där ute.
Du kan hitta de flesta genom att helt enkelt gå till Google och skriva:
schemalagd import infoga namn på e-handelsplattform
Detta bör ge dig 5-10 olika lösningar som du kan prova och jämföra.
Här är några för- och nackdelar med att använda filimport:
| Proffs | Nackdelar |
|---|---|
| Lågt pris | Måste ommappas om datastrukturen ändras |
| Inte för teknisk | Du måste konfigurera varje källa en efter en |
| Vanligtvis självbetjäning – kommer igång snabbt | Stödjer inte nödvändigtvis varje leverantörs flöde |
| Vanligtvis har bra diagnostikverktyg | Om bilder inte finns tillgängliga är det inte lätt att importera dem också |
| Att använda regler för att modifiera data kan vara överväldigande |
Skrapning
Tänk dig att din leverantör inte har något naturligt sätt att dela med sig av dina uppgifter, trots att de visas på deras webbplats.
Låt oss prata om skrapning.
Web scraping avser den automatiserade processen för att extrahera data från webbplatser. Det innebär att man använder programvaruverktyg eller programmeringsskript för att samla in information från webbsidor genom att skicka HTTP-begäranden, analysera HTML-innehållet och extrahera specifika dataelement.
En webbskrotningsprocess omfattar vanligtvis följande steg:
- Skickar HTTP-förfrågningar: Scrapern skickar förfrågningar till målwebbplatsens server för att hämta HTML-innehållet på de önskade webbsidorna. Detta kan göras med hjälp av programmeringsbibliotek eller verktyg.
- Parsning av HTML: När HTML-innehållet har hämtats analyserar scrapern markeringsspråket för att förstå dess struktur och extrahera relevanta data.
- Extrahera data: Scrapern identifierar specifika HTML-element (t.ex. taggar, klasser eller ID:n) som innehåller de önskade uppgifterna. Den extraherar sedan data från dessa element med hjälp av tekniker som CSS-selektorer eller XPath-uttryck.
- Behandling och lagring av uppgifter: Efter att data har extraherats kan ytterligare bearbetning och rengöring utföras för att säkerställa dess kvalitet och konsistens. De skrapade uppgifterna kan sparas i olika format, t.ex. CSV, JSON, en databas eller eventuellt direkt i din e-handelsplattform.
Det är viktigt att notera att även om webbskrapning i sig inte är olagligt, beror lagligheten i att skrapa vissa webbplatser på webbplatsens användarvillkor och lokala lagar.
När web scraping används för att samla in produktdata och bilder för e-handelsändamål är det viktigt att beakta vissa aspekter:
- Behörighet för webbplats: Innan du skrotar en webbplats är det viktigt att granska webbplatsens användarvillkor och kontrollera om de tillåter webbskrotning.
- Respektera robots.txt: Webbplatser innehåller ofta en robots.txt-fil som anger vilka delar av webbplatsen som är förbjudna för webbcrawlers och scrapers.
- Hastighetsbegränsning och respektfull skrapning: Webbskrapning bör utföras på ett ansvarsfullt sätt genom att implementera lämplig hastighetsbegränsning. Överdriven skrapning kan belasta målwebbplatsens server och påverka dess prestanda.
- Upphovsrätt och immateriell äganderätt: Vid skrapning av produktdata och bilder är det viktigt att respektera upphovsrätt och immateriella rättigheter.
I allmänhet rekommenderas att man är medveten om och följer alla juridiska regler och användarvillkor – helst genom att rådfråga en juridisk expert.
| Proffs | Nackdelar |
|---|---|
| De flesta webbplatser kan skrotas | Om layouten ändras kommer skrapan inte att fungera |
| Om leverantören inte tillhandahåller några filer fungerar det ändå | Kan vara krångligt att installera |
| Kan automatiseras | I de flesta fall är det ganska tekniskt att arbeta med |
| Webbplatsägaren kanske inte vill ha skrapor |
Anpassade integrationer
Den här metoden har använts av stora återförsäljare under lång tid. Genom att kontakta varje leverantör en och en finns det vanligtvis ett sätt att skapa en välfungerande integration med var och en av dem.
Det är dock extremt tekniskt, dyrt, långsamt och oftast omöjligt att modifiera utan hjälp av programutvecklare.
Det största problemet med detta tillvägagångssätt är att varje integration är en-till-en istället för en-till-många. Det är i allmänhet mycket bättre att helt enkelt integrera till en plattform som kan tillhandahålla regler utan kod, inställningar och aggregera all leverantörsdata på ett ställe.
Anpassade integrationer utförs antingen internt eller genom outsourcing, vilket också innebär en hel del projektledning.
| Proffs | Nackdelar |
|---|---|
| Kan arbeta med nästan alla leverantörer | Mycket långsamt och tidskrävande |
| Uppgifterna kan formas efter alla krav | Mycket dyrt |
| Vanligtvis tillförlitlig datakvalitet | Behov av underhåll |
| Kräver att programvaruutvecklare gör ändringar | |
| Integrationer görs en-till-en – och en-till-en |
Verktyg utan kod
De senaste åren har varit fantastiska för no-code. Fler och fler företag erbjuder bra lösningar.
Make.com (tidigare Integromat) har t.ex. byggt upp ett omfattande bibliotek med olika kopplingar och sätt att modifiera data.
Ett annat alternativ är n8n.io och de är båda bra.
Tyvärr låter det mycket bättre på papperet att använda dessa verktyg utan kod än vad det är i verkligheten. Om du vill arbeta med olika format, protokoll och strukturer kommer det fortfarande att vara mycket tekniskt och vissa kanske inte ens fungerar med de tillgängliga verktygen.
Dessutom finns det alltid en risk att flödena inte riktigt fungerar, vilket kan ha en negativ inverkan på hela installationen.
Slutligen måste du också göra ändringar varje gång strukturen i din leverantörs data ändras.
| Proffs | Nackdelar |
|---|---|
| Grunderna är relativt enkla | Det är fortfarande ganska tekniskt att få det att fungera som avsett |
| Det är ganska visuellt | Kanske inte har de nödvändiga protokollen eller anslutningarna |
| Hyfsad prispunkt | Flöden kan plötsligt sluta fungera |
| Många tutorials och communities för att hjälpa dig | Måste ändras varje gång en leverantör ändrar sin struktur |
| Måste ställa in var och en för sig |
End-to-end-integration med användargränssnitt
Enligt min (något partiska) åsikt är detta den överlägset bästa lösningen.
Du får det bästa av två världar från ingen kod och anpassade integrationer – enkel att använda men fortfarande mycket skalbar, billig och anpassningsbar.
Den viktigaste aspekten är att dessa plattformar är byggda för just detta användningsfall.
Fullständig transparens – vi har byggt en sådan plattform eftersom de befintliga alternativen var så otillräckliga.
Med en plattform som Stedger ansluter du till plattformen en gång, och voilà, du kan helt enkelt klicka och publicera produkter direkt till din e-handelsplattform från alla dina anslutna leverantörer.
Hur kan du automatisera orderhanteringen?
Det finns olika nivåer av automatisering för order som alla är beroende av vilka typer av order dina leverantörer accepterar och vilket avtal du har med dem.
Vissa är mycket enkla att arbeta med, medan andra är mer krävande.
Att automatisera sina beställningar är nästan ett krav för att vara extremt konkurrenskraftig och kunna skala upp sin verksamhet.
Steg för orderhantering:
- Kontrollera tillgängligheten hos leverantören.
- Dela upp varje order för varje leverantör.
- Gör beställningen/beställningarna – om du använder dropship kommer du att göra många fler beställningar hos leverantörer.
- Bekräfta att ordern har lagts.
- Bekräfta att ordern har skickats.
- Ta emot track&trace för varje order – om du skickar med dropship måste detta vidarebefordras till dina kunder.
- Slutför ordern och registrera betalningen.
Vi ser vanligtvis beställningar via e-post, B2B-butiker och genom integrationer.
Här är tre sätt att börja automatisera dina beställningar:
- E-post
- Anpassade integrationer (API/EDI)
- Integrerade lösningar för orderhantering
Låt oss lära oss mer om var och en av dem.
E-post
Om dina leverantörer accepterar beställningar via e-post är det mycket enkelt att automatisera.
Vissa e-handelsplattformar har verktyg eller appar som gör att du kan skicka ett e-postmeddelande varje gång en beställning har gjorts. Det är dock en god idé att dela upp ordern så att leverantören endast får en order för sina specifika artiklar.
Detta kan automatiseras med verktyg som Zapier.com, N8n.io eller Make.com, men det kräver viss teknisk kunskap för att göra rätt inställningar.
Om din volym ökar mycket kanske en leverantör inte vill ta emot beställningar via e-post om flödet inte är automatiserat hos dem.
| Proffs | Nackdelar |
|---|---|
| Mycket snabb installation om en leverantör tar emot beställningar via e-post i ett enkelt format | Enkelriktad kommunikation |
| Billigt sätt att integrera | Kan vara en manuell uppgift för leverantören, vilket tvingar dem att stänga ner den |
| Svårt att säkerställa att beställningarna delas upp | |
| Resten av orderflödet är fortfarande manuellt |
Anpassade integrationer via API eller EDI
På samma sätt som med avsnittet om anpassade integrationer inom produktdata utförs detta främst av stora återförsäljare eftersom det är mycket tidskrävande och dyrt att installera och underhålla.
Under många år har EDI varit standarden för B2B-orderintegrationer.
Att arbeta med EDI-integrationer kräver en god förståelse för de specifika EDI-standarderna och kommunikationsprotokollen, samt samarbete med dina B2B-partners för att anpassa meddelandeformat och krav. Det är också viktigt att tänka på skalbarheten och flexibiliteten i EDI-lösningen så att den kan anpassas till framtida förändringar eller nya handelspartners.
API är en mer modern standard som används av de flesta plattformar.
API:er erbjuder flexibilitet, datautbyte i realtid och anpassningsmöjligheter, vilket gör dem väl lämpade för olika integrationsscenarier.
EDI, å andra sidan, används ofta i branscher med etablerade standarder och är mer lämpat för repetitiva och standardiserade transaktioner.
Valet mellan API och EDI beror på verksamhetens specifika krav, branschstandarder och integrationsbehov. I vissa fall kan en hybridmetod med både API och EDI användas för att dra nytta av styrkorna hos varje metod.
Integrerade lösningar för orderhantering
Fullt integrerade lösningar är mycket enklare att arbeta med.
Du integrerar helt enkelt din e-handelsplattform – eller ditt orderhanteringssystem – en gång och sedan är arbetet klart.
Om du använder en mycket populär e-handelsplattform som Shopify, WooCommerce, Magento eller Prestashop kan installationen göras på mindre än en minut – eller högst några timmar.
Dessutom erbjuder dessa lösningar kraftfulla funktioner som att automatiskt skicka tillbaka track&trace-nummer till dina kunder, automatiskt dela upp och fullfölja order.
Slutsats
Sammanfattningsvis kräver den ökande komplexiteten och omfattningen av e-handeln automatisering, inte bara för effektivitet utan också för konsekvens och noggrannhet. Att använda automatisering vid produktpublicering och orderhantering är inte längre en lyx, det är en nödvändighet för dem som strävar efter att trivas i e-handelsbranschen.
Med innovativa SaaS-plattformar som Stedger är övergången till automatiserade system inte längre en överväldigande uppgift. Genom att utnyttja dessa verktyg kan företag förenkla sin verksamhet, minska antalet fel och fokusera på sina kärnfunktioner, till exempel att förbättra kundupplevelsen och genomföra effektiva marknadsföringsstrategier.
När vi rör oss framåt i detta dynamiska landskap framstår automatisering som en viktig komponent i e-handelns ekosystem. Det handlar inte bara om att hålla jämna steg med konkurrenterna, det handlar om att ligga steget före. Om du börjar använda automatisering i e-handelsprocesser idag är det ett steg mot att säkra en framgångsrik och motståndskraftig framtid i världen av onlinehandel.